La tenue de livres comptables

La tenue de livres comptables : rigueur et minutie

La tenue de livres comptables est indispensable pour les PME et les grandes entreprises. Une société qui néglige cette activité s’expose à des sanctions pouvant émaner des services fiscaux, mais également de l’État lui-même. Il faut donc tenir compte du caractère obligatoire de cette activité. D’un autre côté, il est important que cette tenue de livres comptables se fasse de la manière la plus naturelle possible. Elle ne sera pas ainsi source de stress et les documents seront exempts d’erreurs.

Quels documents obligatoires pour la tenue de livres comptables

Il y a 3 documents à remplir obligatoirement au quotidien. Cela permet de retracer l’historique de la comptabilité et des finances d’une entreprise de sa création jusqu’à nos jours, en passant par toutes ses années successives d’existence.

Il y a d’abord le livre-journal. Ce document contient toutes les informations sur la gestion du patrimoine d’une entreprise donnée. Un livre-journal peut n’être que le seul journal d’une entreprise. Ce sont surtout les petites entreprises qui utilisent ce procédé. Toutes les écritures comptables seront alors concentrées sur un seul document.

Un livre-journal peut également être le document principal récapitulant toutes les écritures comptables préalablement indiquées dans des journaux auxiliaires. Dans ce cas précis, il est important de conserver tous les livres auxiliaires. Ces livres deviendront alors des preuves permettant de confirmer ou infirmer tout ce qui est dit dans le livre-journal.

À savoir qu’un livre-journal est à remplir au quotidien. Il n’est pas tolérable que le responsable de la tenue de ce document ne le remplisse pas ne serait ce que pour un seul jour.

Il y a également le grand-livre à tenir au quotidien. Ce document présente le plan comptable de la société d’un côté et les mouvements relatifs à chaque compte comptable indiqué de l’autre.

Il y a encore le livre d’inventaire qui traite des actifs et des passifs de l’entreprise. Ce document intègre également des informations sur les stocks, les immobilisations, les créances, les dettes…

À noter que le livre d’inventaire n’est plus à caractère obligatoire pour les exercices comptables qui ont été ouverts à partir du 1er janvier 2016.

La tenue de livres comptables : quels avantages ?

Présentée comme une activité obligatoire, la tenue de livres comptables est cependant tout un avantage pur les entreprises.

Par la tenue efficace des livres comptables, l’entreprise est en règle vis-à-vis de la loi et aussi des services fiscaux.

Les livres comptables tenues comme il faut et surtout à jour permettent un contrôle précis des activités comptables par un consultant ou un expert comptable en cas de besoin. Il devient impossible pour les comptables malveillants de falsifier les comptes, car tout est dit dans ces documents essentiels. S’il y a des contradictions sur les comptes, le comptable ayant effectué cela doit donner des explications tangibles aux risques de subir des sanctions sévères.

Les livres comptables à jour permettent de connaître la santé financière d’une entreprise de sa création à nos jours. Grâce à ces documents, il devient même possible d’avoir une graphique permettant de connaître avec précision l’évolution des finances de l’entreprise au fil des ans. Les livres comptables deviennent alors des documents qui aident grandement à la décision en vue de la sécurité financière et du développement d’une entreprise.

Comment tenir les livres comptables obligatoires ?

Le comptable a le choix entre faire le suivi en manuscrit ou l’effectuer sous format électronique. Pour les entreprises qui ont plusieurs comptables, la tenue des livres comptables peut être confiée à un seul comptable ou encore être effectuée à tour de rôle.

Le problème est celui-ci : quel comptable peut garantir qu’il n’omet jamais la tenue des livres comptables tout au long de ses années de fonction ? Bien évidemment, une méthode de travail peut être mise en place pour que cela se passe comme il faut. Néanmoins, un oubli est si vite arrivé et personne ne peut prétendre pouvoir y échapper tout le temps. De plus, chaque livre comptable ne doit pas subir une altération au fil des années. Là encore, il faudra un documentaliste et un archiviste de talent, car ce n’est pas si simple que cela.

Un logiciel performant pour la tenue de livres comptables

Pour éviter les problèmes d’oubli, il est judicieux d’utiliser un logiciel comptable fiable et performant quant à la tenue de livres comptables. Ce logiciel permet par exemple l’enregistrement automatiquement de tout ce qui fait dans les journaux annexes en vue de la constitution des livres comptables.

En cas d’oubli quant au remplissage des livres comptables obligatoires, le logiciel peut proposer une alarme ou un buzzer qui alertera le comptable à qui cette tâche a été confiée. Effectivement, le logiciel est programmable à souhait. Au comptable de le faire selon ses convenances et pour que ce logiciel soit vraiment un outil qui l’allège et le rend efficace dans l’exercice de son travail.

Faut-il louer les services d’un prestataire ?

Cela peut être une excellente idée. Le comptable de l’entreprise pourra alors s’occuper de la gestion quotidienne des comptes, des dépenses et des gains financiers. C’est le prestataire qui s’occupera de la tenue des livres comptables.

Parmi les prestataires les plus fiables s’aligne JKB Services, une agence de consultation qui a à son actif plus de 20 ans d’expériences dans l’offre de services de comptabilité. L’avantage avec cette agence est que l’imposition du respect de la confidentialité n’est qu’une formalité. Elle est habituée au système.

Si, après quelques années, l’entreprise veut reprendre le suivi des livres comptables, l’agence sera à même de lui fournir toutes les informations nécessaires sur ces documents. Elle pourra même dispenser des conseils utiles qui permettent une gestion efficiente de cette obligation comptable.

D’autres services relatifs à la comptabilité sont également à découvrir auprès de JKB Services.

 https://jkbservices.ca/fr_ca/tenue-de-livres-comptables/